Zoho CRM zapewnia najwyższej jakości system kontroli uprawnień działający w oparciu o role. Pozwala on na definiowanie poziomu dostępu do informacji zawartych w Zoho CRM oraz elementów takich jak konta, kontrakty czy potencjały, na bazie zdefiniowanych Profili, Ról, Zasadach Współdzielenia Informacji, Dostępie do pól i Grupach.

Używając profili możesz zarządzać prawami dostępu do poszczególnych modułów, zapisów, narzędzi i nawet pojedynczych pól Zoho CMS.

Za pomocą Ról i Zasad Współdzielenia Danych możesz stworzyć wielopoziomowy model hierarchii i na jego podstawie określać uprawnienia poszczególnych użytkowników.

Grupy (nazywane również zespołami) poszerzają uprawnienia dostępu o możliwość przeglądania danych użytkowników o takich samych profilach pracy, departamentach, projektach czy miejscu na świecie w którym się znajdują.

Profile Zarządzanie uprawnieniami dla poszczególnych modułów dla Sprzedaży, Marketingu, Wsparcia, Zasobów i innych profili. Zarządzanie dostępem do narzędzi ZOHO CMS, np. edycji danych.  Kontrola nad prawami dostępu do poszczególnych pól, pozwalająca ograniczyć dostępność danych użytkownikom tylko do obszarów związanych z wykonywaną pracą.
Role Współdzielenie danych CRM na bazie hierarchii w organizacji. Definiowanie publicznych praw dostępu, takich jak: "prywatny", "do publicznego odczytu", "do publicznego odczytu i edycji" do danych wewnątrz organizacji. Współdzielenie informacji tak, by były one dostępne dla wszystkich użytkowników z przypisaną odpowiednią rolą.
Grupy Zarządzanie grupami (zespołami) na podstawie profili pracy, departamentów lub lokalizacji użytkownika. Przydzielanie użytkowników, ról, podwładnych, podgrup do poszczególnych grup. Ustalanie zasad współdzielenia danych na podstawie przypisania użytkownika do grupy.