SaaS (Software-as-a-Sarvice) jako model dostarczania aplikacji stanowi radykalny krok naprzód w upraszczaniu dostępu do oprogramowania, oferując prostotę i znaczne obniżenie kosztów. Aplikacje w modelu usługi pisane są w sposób umożliwiający pełne wykorzystanie zdobyczy Internetu i internetowych kanałów komunikacji i mają przez to znaczną przewagę w zaprojektowaniu, dostosowaniu i użyteczności  niż tradycyjne, zamknięte i warstwowe oprogramowanie. Występuje znaczna różnica pomiędzy oprogramowanie przystosowanym do pracy w Internecie - pracującym na serwerze i udostępnianym przez przeglądarkę lub grubego klienta a oprogramowaniem napisanym z przeznaczeniem dla sieci (net-netive), dostępnym na żądanie. Mimo, że tradycyjne oprogramowanie zostanie przystosowane do pracy w sieci to nadal wszelkie zadania administracyjne pozostają po stronie użytkownika.

Koszty utrzymania i aktualizacji systemu zostają po stronie Service-now !

Tradycyjny model zakup oprogramowania zakłada, że klient kupuje i instaluje aplikację na swoim własnym sprzęcie, wnosząc jednorazową opłatę licencyjną (nakład inwestycyjny, inaczej CapEx). Użytkownik może również zakupić usługi dodatkowe, jak dostęp do aktualizacji, poprawki do systemu czy usługi wsparcia technicznego. Na nim też spoczywają obowiązki sprawdzenia zgodności systemu operacyjnego, sprzętu, instalacja poprawek, aktualizacji czy weryfikacja zgodność z warunkami licencji.

W modelu SaaS, klient nie kupuje oprogramowania, ale raczej wynajmuje dostęp do niego na zasadach subskrypcji lub inaczej płatności za wykorzystanie (koszt operacyjny, inaczej OpEx). Zakupiona w ten sposób usługa jest kompletna pod względem sprzętu, oprogramowania i usług wsparcia. Użytkownik łączy sie do aplikacji poprzez szereg autoryzowanych urządzeń, z których najpopularniejsza jest przeglądarka internetowa.

Główne korzyści z wykorzystania aplikacji w modelu SaaS:

• Tańsze rozwiązanie – model SaaS i technologia Cloud Computing jest efektywniejsza w całościowym spojrzeniu na koszty IT i poprawia wskaźnik wykorzystania budżetu na utrzymanie vs. projekty przynoszące wartość dla biznesu. Większość dzisiejszych budżetów IT konsumowana jest na utrzymanie i amortyzowanie – nie wnosząc wartości dodanej. Balans pomiędzy utrzymaniem a nową wartością jest najważniejszy – nie jest korzyścią redukowanie kosztów infrastruktury przy jednoczesnym zwiększeniu wydatków na rozwój oprogramowania poprzez rosnące koszty integracji i aktualizacji. To prowadzi do konieczności szerokiego spojrzenia na koszty IT – koszty integracji, raportowania, planowania ciągłości działania. SaaS umożliwia organizacji wyniesienie do dostawcy zewnętrznego (producenta aplikacji lub dostawcy usługi) usług utrzymania i zarządzania aplikacjąi, co redukuje kosztów utrzymania - zakupu licencji, sprzętu, infrastruktury i ludzi potrzebnych do jej utrzymania. Usługi dostawcy platformy SaaS wliczone są w cenę wynajmu usługi/aplikacji.
• Elastyczność i zdolność do szybkich zmian – wysoka dostępność i niezawodność IT może nie być już wystarczająca – coraz ważniejszym wskaźnikiem stają się zdolność do natychmiastowych zmian i elastyczność w działaniu. Biznes ciągle się zmienia, reorganizuje, łączy i dzieli – wszystkie te zdarzenia mogą w krótkim czasie doprowadzić do wyczerpania zasobów i budżetu. Zadania i nakłady technologiczne związane z poprawą procesów pozostają w tyle za realizacją „ważnych” i „rozwojowych” projektów. Jeśli większość budżetów IT pochłaniają rutynowe działania i utrzymanie obecnego status quo to w dłuższej perspektywie wydajność procesów biznesowych spadnie. W modelu SaaS zasoby sprzętowe współdzielone są pomiędzy wielu dzierżawców (ang.tenant) - mogą być zwalniane i przenoszone zgodnie z aktualnymi potrzebami użytkownika. SaaS wprowadza również model licencjonowania oparty na subskrypcji, płaceniu za faktycznie wykorzystanie systemu. Przeniesienie na dostawcę aplikacji SaaS obowiązku zapewnienia właściwych zasobów infrastrukturalnych zwiększą elastyczność działania IT, dodatkowo redukując koszty stałej modernizacji. Usługa wraz z przypisaną jej elastycznością daje szansę IT na szybkie zmiany. 
• Lepsze wykorzystanie budżetu – Strona biznesowa może ograniczyć wydatki eliminując konieczność realizowania poniższych zadań:
  - zakup serwerów lub podzespołów niezbędny do uruchomienia nowych wersji oprogramowania
  - zapewnienie zgodności nowych wersji z wymaganiami środowiska pracy aplikacji, systemów operacyjnych, bezpieczeństwa i braku konfliktów między systemami
  - utrzymanie i aktualizacja - Zespoły IT mogą skupić się na rozwoju i wsparciu biznesu a nie koniecznie nad utrzymaniem już istniejących rozwiązań.
• Wydatki na IT zgodne z aktualnymi potrzebami biznesu - Firma może mieć pilną potrzebę zwiększenia zasobów wsparcia IT, spowodowanym przejęciem innej firmy lub realizacją dużego projektu. Wymaganie określa dokładnie ramy czasowe, wymagane dane zarządcze oraz poziom świadczonego wsparcia na czas projektu. Za tym wymaganiem zostaną zrealizowane wszystkie inwestycje. Możliwość odpowiedzi na takie zapotrzebowanie ostatecznie uwarunkowana jest budżetem i przepływami pieniężnymi - jednym z ważniejszych wskaźników biznesowych. Firma może zakupićdokładnie tyle licencji aplikacji SaaS (np.Service-now), ile potrzebuje wspierając biznes w trakcie rozwoju, ale też i ograniczać wydatki, kiedy projekt się zakończy. 
• Dostęp do najnowszej wersji w krótkim czasie - Tradycyjny model dostarczania aplikacji nie sprzyja częstym poprawkom i aktualizacjom - częste zmiany są mało korzystne dla dostawców oprogramowania stąd czekają z wydaniem poprawek dłuższy czas aż do uzyskania odpowiedniej ilości zmian. Model SaaS zmiania to podejście. Dostawca aplikacji, jako producent utrzymuje całą infrastrukturę w swoim środowisku, co pozwala uprościć testowanie zgodności i realizować wszystkie aktualizacje praktycznie natychmiast. Ochrona ustawień indywidualnych poszczególnych instancji gwarantuje, że każdy z użytkowników będzie miał zawsze dostęp do najnowszej wersji.

Najważniejszą różnicą pomiędzy tradycyjnym modelem dostarczania aplikacji a SaaS jest ilość dzierżawców (ang.tenant), jakich obsługi pojedynczy system. Tradycyjny model jest izolowanym środowiskiem, co oznacza, że klient kupuje aplikacje i instaluje ją na swoim serwerze. Serwer utrzymuje tylko tą jedną instancję, dla wybranej grupy użytkowników w organizacji klienta. Model SaaS zakłada architekturę wielu dzierżawców (Multi-tenant), co oznacza, że fizyczne elementy infrastruktury współdzielone są przez wielu klientów, ale logicznie są od siebie odseparowane.

Model architektury wielu dzierżawców maksymalizuje współdzielenie zasobów pomiędzy dzierżawcami (klientami), przy tym potrafi bezpiecznie rozdzielić dane. Przykład - użytkownik z jednej firmy łączy się do systemu CRM (np. Zoho CRM), instancja aplikacji może równocześnie obsługiwać setki a nawet tysiące połączeń od różnych użytkowników i firm, o których pojedynczy użytkownik nie będzie wiedział.

Rozwiązania SaaS różnią się zdecydowanie od rozwiązań ASP (aplications service provider). Są dwie główne różnice:

• Aplikacje ASP są rozwiązaniami tradycyjnym, opartymi na pojedynczym dzierżawcy, ale hostowane w datacenter dostawcy lub producenta. Są to aplikacje typu klient/server z przygotowanym interfejsem HTML użytkownika, co pozwala na zdalny dostęp do systemu.
• Aplikacje ASP nie były pisane jako systemy działające dla sieci internetowych, przez co ich wydajność może być słaba; aktualizacje i poprawki realizowane są w taki sam sposób, jak dla tradycyjnego instalowanego lokalnie oprogramowania.

Dla porównania, aplikacje SaaS z założenia są wielo dzierżawione, utrzymywane przez producenta z doświadczeniem w zarządzaniu i budowie aplikacji przeznaczonych do pracy w sieci. Są również stale aktualizowane bez ingerencji użytkownika.